MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE.

MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 131 Gambar 5.9 Daftar Address List sudah terpilih (tombol berubah menjadi Select Different Address List) ● Pilih Create Salutation jika diperlukan Gambar 5.10 Create Salutation (gunakan salutation yang sudah ada misalnya Hello....) ● Pilih Preview and Edit Document jika Anda ingin mengedit dokumen secara individual Gambar 5.11 Preview and Edit Document ● Pilih Save Print and Send Document hingga muncul kotak dialog untuk menyimpan atau mencetak dokumen (Gambar 5.12). 132 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE Gambar 5.12 Save Print or Send the Document ● Klik tombol Finish untuk mengakhiri. Dengan tombol F4 (Bibliography) Selain menggunakan menu Tools Anda juga dapat membuat tabel dalam mail merge menggunakan tombol keyboard dengan cara sebagai berikut. ● Klik tombol F4 pada keyborad untuk memunculkan Bibliography Database. Gambar 5.13 Tampilan kotak Bibliography di bawah toolbar Formatting ● Pada bagian Explorer Bar Bibliography Database klik kanan menu Bibliography dan pilih Edit Database File. MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 133 Gambar 5.14 Edit Database File dengan klik kanan tabel Bibliography ● Akan muncul kotak dialog Bibliography - OpenOffice.org Base. Pada bagian menu Database pilih sub menu Tables dan pada bagian Task pilih Create Table in Design View. Gambar 5.15 Kotak dialog Bibliography dalam OpenOffice.org Base ● Kemudian isi field-field yang menjadi judul tabel. Klik tombol Save untuk Menyimpan Field Tabel Gambar 5.16 Mengisi field tabel dalam Bibliography 134 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE ● Setelah selesai simpanlah misalnya dengan judul “Undangan Raker” dan tutup kotak dialog tersebut. Gambar 5.17 Menyimpan tabel dalam Bibliography dengan nama “Undangan Raker” ● Di bagian Bibliography Database pada OpenOffice.org Writer pilih tabel “Undangan Raker” dan isi record pada field-field di sebelah kanannya. Gambar 5.18 Mengisi record pada masing-masing field tabel “Undangan Raker” 3. Mengambil Data Dokumen Lain sebagai Sumber Data Selain membuat tabel data melalui menu Tools dan Tombol F4 (Bibliography) ada cara yang lebih praktis yaitu mengambil tabel data dari dokumen yang lain. Sebagai contoh Anda dapat mengambil data dari dokumen spreadsheet berjudul Daftar Nilai Peserta Kursus dan menyisipkannya ke dokumen master yang bernama “Master Cetak Sertifikat.Odt”. Dalam hal ini Anda harus sudah mempunyai data dengan format dokumen spreadsheet karena dokumen inilah yang akan dijadikan sebagai sumber data eksternal (External Data Sources). Sebenarnya External Data Source tidak hanya dapat diambil dari dokumen spreadsheet. Anda dapat mengambilnya dari dokumen dengan format database lain misalnya MySQL (ODBC) MySQL (JDBC) dBase Oracle Adabas D Text Document ODBC Evolution MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 135 LDAP Evolution Local KDE Address Book dan Groupwise. Langkah-langkahnya untuk mengambil sumber data dari dokumen lain adalah sebagai berikut. 1. Pada dokumen OpenOffice.org Writer pilih menu File → Wizards → Address Data Source. Gambar 5.19 Menampilkan kotak dialog Address Data Source dari menu File. 2. Pada kotak dialog Address Data Source Wizard yang muncul pilih bagian paling bawah berupa Other External Data Source kemudian klik Next. Gambar 5.20 Memilih Other External Data Source 3. Pada kotak dialog Additional Data Setting yang muncul klik tombol Setting untuk 136 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE mengatur Database. Gambar 5.21 Additional Settings 4. Pada bagian Database Type pilih format database eksternal yang akan dijadikan sebagai sumber data misalnya format “Spreadsheet”. Klik Next. Gambar 5.22 Memilih tipe Database MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 137 5. Pilih dokumen spreadsheet yang sebelumnya sudah Anda persiapkan misalnya file dengan nama “Daftar Nilai Kursus.Ods”. Klik Open. Gambar 5.23 Membuka data Spreadsheet 6. Klik Test Connection untuk memeriksa apakah data tersebut dapat digunakan. Jika tes menghasilkan “successfully” berarti data tersebut dapat digunakan. Klik Finish. Gambar 5.24 Database Properties - Connection Settings 7. Pada kotak dialog yang muncul klik Field Assignment jika Anda ingin mengatur kembali sumber data. 138 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE Gambar 5.25 Field Assignment 8. Simpan dokumen tersebut menjadi database tabel yang nantinya akan muncul di bibliography dengan nama “Draft Nilai Kurus”. Gambar 5.26 Memberi nama Data Source 9. Klik Finish untuk mengakhiri. 4. Menggabungkan Dokumen Master dan Sumber Data Menggabungkan Dokumen Master Surat Undangan dengan Sumber Data Setelah selesai membuat dokumen master dan tabel database Anda dapat menggabungkan keduanya. Untuk menggabungkan kedua dokumen tersebut Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut. MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 139 ● Buka dokumen master “Surat Master Raker.Odt” ● Tekan tombol F4 untuk mengeluarkan Bibliography Database ● Pada bagian Tables klik nama tabel yang sudah Anda buat misalnya Undangan Raker Gambar 5.27 Kotak dialog Bibliography dan Tables Undangan Raker ● Di bagian kanan bibliography akan muncul tabel yang berisi field-field beserta record- recordnya. (Lihat Gambar 5.18 untuk melihat isi tabel Undangan Raker) ● Untuk mengisikannya drag dan Drop-lah masing-masing kolom field pada bagian surat sesuai dengan posisinya masing-masing seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 5.28 Menggabungkan field sumber data dalam tabel database ke dokumen master ● Menggabungkan Dokumen Master Sertifikat dan Sumber Data Spreadsheet 140 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE Dokumen spreadsheet yang sudah menjadi tabel database dalam Bibliography dapat Anda gabungkan dengan dokumen master lainnya misalnya dokumen master “Cetak Sertifikat.odt”. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. ● Buka dokumen Master Cetak Sertifikat.odt ● Tekan tombol F4 untuk memunculkan Bibliography. Pilih “Draft Nilai Kursus” pada sub menu Tables. ● Data berupa Field dan Record “Draft Nilai Kursus” akan ditampilkan di sebelah kanan Bibliography. Gambar 5.29 Menggabungkan sumber data spreadsheet ke dokumen master ● Lakukan drag and drop field dalam tabel “Draft Nilai Kursus” ke dalam dokumen master Cetak Sertifikat.odt sesuai dengan posisinya masing-masing. C. MENCETAK DOKUMEN SURAT MASSAL Setelah dokumen mail merge selesai Anda dapat mencetaknya untuk melihat hasilnya. Anda dapat mencetak dokumen surat massal langsung ke printer maupun ke file (membuat dokumen baru). Cara mencetak dokumen mail merge yang tabelnya dibuat sendiri maupun yang tabelnya berasal dari dokumen spreadsheet sama. Berikut ini langkah-langkah untuk mencetak dokumen mail merge. 1. Pada dokumen master yang sudah digabung dengan field-field tabel database klik menu File → Print. MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 141 2. Pada kotak dialog Print a Form Letter klik Yes. Gambar 5.30 Kotak dialog Print a Form Letter 3. Kotak dialog Mail Merge Print akan muncul Gambar 5.31 Kotak dialog Mail Merge 4. Pada bagian Record terdapat pilihan: ● All : untuk mencetak seluruh halaman ● Selection Record : untuk mencetak dokumen pada record yang dipilih ● From : untuk mencetak dokumen dari record tertentu sampai record yang lainnya. 142 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 1. Pada bagian Output terdapat pilihan: ● Printer : untuk mencetak dokumen langsung ke printer ● File : untuk mencetak dokumen ke dokumen yang baru. 1. Klik OK untuk mulai pencetakkan. Berikut ini adalah tampilan dokumen yang sudah dicetak dengan fasilitas mail merge. Gambar 5.32 Dokumen jadi berupa surat undangan dengan mail merge MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 143 Gambar 5.33 Sertifikat dengan mail merge D. RANGKUMAN Pada OpenOffice.org Writer terdapat fasilitas Mail Merge Wizard yang dapat kita gunakan untuk membuat surat massal seperti surat undangan sertifikat kartu ucapan selamat dan lain-lain. Langkah awal yang harus dipersiapkan untuk membuat dokumen mail merge adalah membuat master dokumen atau yang sering disebut dengan surat utama atau dokumen master. Langkah kedua adalah dengan membuat dokumen sumber data atau tabel database. Selanjutnya Anda dapat menggabungkan field-field dalam tabel database dengan dokumen master. Dokumen sumber data dapat berupa data dengan berbagai format salah satunya adalah dokumen spreadsheet. Setelah dokumen master dan sumber data digabungkan Anda dapat mencetaknya dengan perintah Print Form Letter di mana terdapat dua buah opsi pencetakan yaitu mencetak langsung ke printer atau mencetak ke dokumen yang baru. Pasang iklan dijakarta klik disini.