KATA PENGANTAR

KATA PENGANTAR Alhamdulillah Puji Syukur pada Allah Swt atas berkah rahmat dan hidayaah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan buku ini dengan tepat waktu. Buku ini ditulis berdasarkan pengalaman penulis sebagai guru Komputer atau Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). 122 M Mengenal sistem operasi Linux Buku ini ditujukan untuk siswa-siswi SMA/MA kelas X yang mulai belajar penggunaan perangkat lunak pengolah kata dan didasarkan pada kurikulum terbaru yaitu KTSP 2006. Sistem operasi dan aplikasi pengolah kata yang menjadi bahan pembahasan di buku ini adalah Linux dan OpenOffice.org Writer yang merupakan perangkat lunak open source. Linux dan OpenOffice.org Writer dipilih agar siswa-siswa SMA/MA memiliki kesadaran akan hak cipta dan memilih menggunakan perangkat lunak yang legal. Dalam buku ini membahas beberapa hal berkenaan dengan aplikasi pengolah kata OpenOffice.Org Writer. Buku ini ditujukan untuk siswa-siswi tingkat SMA kelas X yang sedang belajar menggunakan aplikasi pengolah kata pada semester 2. Di dalam penulisan buku ini penulis menyajikannya secara rinci dan terstruktur sehingga siswa dan guru dapat memahami teori-teori dan praktik bagaimana mengoperasikan OpenOffice.Org Writer. Penulis berusaha menyajikan materi secara rinci dan terstruktur agar siswa dan guru dapat memahami teori-teori maupun praktik penggunaan komputer. Di setiap akhir bab penulis menyertakan beberapa istilah penting dan latihan soal uji kompetensi untuk mengasah kemampuan siswa setelah mempelajari teori dan praktik pada bab yang dipelajarinya sekaligus untuk menguji apakah indikator yang telah ditetapkan sudah tercapai atau belum. Dengan penuh kerendahan hati penulis mengucapkan rasa hormat dan terima kasih kepada Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Terpadu Nurulfikri (LP3T NF) dan Badan Penelitian dan Pengkajian Teknologi (BPPT) rekan-rekan Divisi Pendidikan Sekolah LP3T Nurulfikri keluarga tercinta (Ibu Ayah dan Adik) di Brebes keluarga Bapak Tonny Otto Rizal keluarga besar guru dan karyawan SMP Islam Al-Azhar 9 Kemang Pratama dan semua pihak yang selalu memberi semangat siang dan malam sehingga penulis dapat menghasilkan karya yang baru lagi. Tak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada Penerbit yang telah bersedia menerbitkan buku ini. Penulis Lakukan hal-hal berikut pada dokumen yang baru saja Anda ketik. 1. Buat agar paragraf pertama kedua dan ketiga dibagi menjadi 2 kolom. Atur jarak antar kolom dengan ukuran 05 cm dan diapit oleh garis dengan tebal 05 cm. 2. Buat agar huruf “A” pada kata Alhamdulillah (paragraf pertama) tercetak lebih tebal sebesar 3 baris dari karakter yang lainnya. 3. Simpan (Save As) dengan nama “Jawaban_Bab4-Essay_2_Nama_Kelas.Odt”. Mengenal sistem operasi Linux 123 BAB V MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE STANDARD KOMPETENSI - Menggunakan fasilitas Mail Merge KOMPETENSI DASAR - Memahami fungsi atau kegunaan mail merge - Memahami cara pembuatan mail merge - Membuat dan mencetak dokumen mail merge MATERI YANG DIPELAJARI - Mengenal mail merge - Mengenal dokumen master dan sumber data - Mengetahui langkah-langkah membuat dokumen mail merge - Mencetak dokumen mail merge MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 125 PETA KONSEP Mengenal Mail Merge - Pengertian Mail Merge - Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data Langkah Membuat Surat Massal - Membuat Dokumen Surat Utama MENGELOLA DOKUMEN OPENOFFICE.ORG WRITER - Membuat Tabel Database - Mengambil Data Dokumen Lain sebagai Tabel Database - Menggabungkan Dokumen Master dengan Database - Mencetak Dokumen Surat Massal Evaluasi - Rangkuman - Istilah-istilah Penting - Uji Kompetensi alam banyak kesempatan Anda harus membuat dan mengirim dokumen yang sama ke tujuan yang berbeda. Undangan surat lamaran kerja sertifikat surat pengantar dan laporan biasanya memiliki format dan isi yang sama namun harus dikirim ke banyak alamat. Beruntung Anda dapat melakukan hal itu secara mudah dan cepat menggunakan aplikasi pengolah kata seperti OpenOffice.org Writer. Berbekal satu dokumen master sebagai template dan database alamat tujuan Anda tidak perlu mengetik alamat tujuan satu per satu. Fasilitas semacam itu disebut mail merge dan akan Anda pelajari dalam bab ini. Dengan mail merge pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat dan tepat. A. MENGENAL MAIL MERGE 1.Pengertian Mail Merge Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. 126 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber data adalah kumpulan informasi mengenai data tertentu misalnya nama dan alamat.. Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya misalnya field Tanggal Lahir dalam Tabel 5.1. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record perhatikan Tabel 5.1. Field 1 Field 2 Field 3 Field 4 Dst... ⇊ ⇊ ⇊ ⇊ No. Nama Lengkap Tanggal Lahir Alamat Kota Record 1 → 1 Ade Narasty 30 Juli 1987 Jl. Cemara 25 Jakarta Record 2 → 2 Bintang Kejora 1 Nopember 1988 Jl. Melati 15 Depok Record 3 → 3 Cantika Auliya 12 April 1986 Jl. Kutilang 17 Bogor Record 4 → 4 Dian Ika Cahya 18 Oktober 1989 Jl. A. Yani 20 Bekasi Dst... 5 Eka Purnamasari 9 September 1989 Jl. Ketupat 9 Tangerang Tabel 5.1 Tabel Field dan Record B. LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE 1. Membuat Dokumen Master Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Anda dapat mengetik master dokumen atau membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan OpenOffice.org Writer: PT. ANUGERAH JAYA SELALU Jl. Majapahit No. 31 Jakarta 12000 Telp. (021)-7543615 // E-mail : ajs_pt@gmail.com // Website : http://www.ajs-pt.co.id Jakarta 15 September 2008 Hal : Undangan Rapat Kerja Tahunan MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 127 Kepada Yth. Bapak/Ibu/Sdr. Dengan hormat Sehubungan dengan akan dilaksanakannya laporan pertanggungjawaban setiap koordinator bagian atau divisi kami selaku pimpinan PT Anugerah Jaya Selalu bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Sdr dalam acara Raker (Rapat Kerja) Tahunan yang akan dilaksanakan pada: Hari Tanggal : Selasa - Kamis 23 - 25 September 2008 Waktu : Pukul 08:30 wib sampai selesai Tempat : Ruang Aula Serba Guna Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Sdr dalam acara tersebut. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Hormat kami Saruri NF Direktur Agar dokumen tidak hilang pastikan Anda menyimpannya terlebih dahulu ke komputer misalnya dengan nama : “Master Surat Raker.Odt”. 2. Membuat Tabel Database sebagai Sumber Data Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama yaitu menggunakan menu Tools dan menekan tombol F4 untuk memunculkan Bibliography Database. Dengan menu Tools Langkah untuk membuat tabel dengan menu Tools adalah sebagai berikut. ● Pilih menu Tools → Mail Merge Wizard. Akan muncul kotak dialog Mail Merge Wizard. 128 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE Gambar 5.1 Langkah awal membuat dokumen mail merge dari menu Tools ● Pilih dokumen yang akan dijadikan surat massal misalnya pilih “Use Current Document”. Gambar 5.2 Memilih dokumen untuk surat massal ● Pilih jenis dokumen yang akan Anda buat misalnya “Letter”. Gambar 5.3 Memilih tipe dokumen yang akan dibuat MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE 129 ● Pilih daftar data yang akan dijadikan tabel klik tombol “Select Address List”. Gambar 5.4 Menyisipkan Daftar Alamat ● Kotak dialog “New Address List” akan muncul seperti yang tampak pada Gambar 5.5. Klik tombol Customize untuk mengedit field-field tabel. Gambar 5.5 New Address List Information ● Klik tombol “Add” untuk menambahkan elemen-elemen filed yang dibutuhkan. Gambar 5.6 Kotak dialog Add Element 130 M MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE ● Setelah semua elemen ditambahkan akan tampak seluruh elemen. Gambar 5.7 Custromize Address List Field ● Klik OK untuk kembali ke Address Information List isikan semua data yang diperlukan sesuai dengan field yang ada. Gambar 5.8 New Address Information yang sudah terisi dengan record-record yang baru ● Simpan Address List tersebut misalnya dengan nama Undangan Raker. ● Klik OK untuk memilih Tabel yang sudah disimpan ke Bibliography Database.Pasang iklan dijakarta kilk disini.